Information till föräldrar – Arbetsgrupper Lilla Sundis Cup

Nästa år är det vår och flicklagets, FP14 & FF14, tur att annordna Lilla Sundis Cup. Cupen är bokad till 23-24 maj 2026.

Alla föräldrar till barn i lag FP14 & F14 behöver vara med och engagera sig i en arbetsgrupp för att genomföra cupen.

Det finns 7 grupper att välja på. Vi ber alla föräldrar att önska vilken grupp de vill delta i och om de har särskilt lämplig kompetens (exv. läkare för sjukvårdsgruppen), men vi kommer att placera ut alla i grupper med fördelning enligt organisationens behov (det är därför inte garanterat att alla hamnar i önskad grupp).
Fyll i ert önskemål i detta dokument på raden med ert namn och grupp ni önskar, senast lördag 15 november. Väljer man ingen grupp så kommer man att bli tilldelad en.

Varje grupp ska ha 1–2 sammankallande som samordnar planering och uppgifter både inför och under cupen.
Under cupen är avsikten att F14-föräldrar har sina arbetspass den dagen som P14 spelar och vice versa, så man kan se sina barn spela, men man behöver vara beredd att hjälpa till vid behov båda dagarna.
Framförallt är vårt mål att skapa en bra cup för lagen och spelarna som deltar - men också att skapa maximal intjäning. Arbete med att söka sponsring är här mycket viktigt och även om du inte ingår i den gruppen uppmanar vi dig att meddela den gruppen om kontakter eller möjligheter du kan ordna eller förmedla.
Tidigare års organisation har visat att det är fördelaktigt att börja med allt arbete så tidigt som möjligt - det gör stor skillnad för resultatet, så låt oss vara framtunga i våra aktiviteter!

Organisation
Totalt 7 arbetsgrupper:
Ekonomi
Försäljning
Lotteri & tävlingar
Media
Sekretariat / Speaker / Domare
Sjukvård
Sponsring

Ekonomigruppen
Ansvar: Hantera cupens ekonomi, betalflöden och redovisning.
Inför cupen:
Skapa QR-koder för Swish/försäljning
Samordna med SSK:s ekonomiavdelning (betalningar, konto m.m.)
Samla in sponsringsavtal och betalningsunderlag
Fördela kassor till försäljningspunkter


Efter cupen:
Summera intäkter och utgifter
Redovisa ekonomin till huvudansvariga

Försäljningsgruppen
Ansvar: Mat, fika och dryck under cupen.
Inför cupen:
Planera sortimentet (fika, korv, hamburgare, dryck, frukt etc.)
Koordinera inköp och leveranser
Söka sponsring på mat? Se till att synka med sponsringsgruppen
Boka hamburgevagnen, tält, bord och grillar
Göra ett schema för försäljningspassen

Under cupen:
Stå i kioskerna och sälja fika och mat
Hålla ordning och fylla på varor
Hålla rent runt försäljningsytorna

Efter cupen:
Packa ihop, städa och redovisa ev. kvarvarande varor

Lotteri & tävlingar
Ansvar: Skapa roliga lotterier, sidotävlingar och ordna vinster.
Inför cupen:
Ordna lotterier och priser (sponsrade eller inköpta)
Förbereda tävlingsstationer, t.ex.
Pilkastning
Straffsparkstävling
Ansiktsmålning
Planera bemanning för varje aktivitet

Under cupen:
Sköta lotteriförsäljning och tävlingsstationer
Dela ut vinster


Media
Ansvar: Information och dokumentation före, under och efter cupen.
Inför cupen:
Uppdatera Laget.se med information om cupen
Uppdatera och moderera Facebook-sidan

Under cupen:
Publicera bilder, resultat och stämningsrapporter
Hantera ev. speaker-information till sociala medier

Efter cupen:
Publicera tackinlägg och bilder
Dokumentera erfarenheter till nästa år

Sekretariat / Speaker / Domare
Ansvar: Hantera anmälningar och frågor från deltagande lag, skapa spelschema, registrerar resultat, ordna domare osv.
Inför cupen:
Skicka inbjudningar till lag
Följa upp anmälningar, betalningar och bekräfta till deltagande lag
Boka domare till alla matcher
Förbereda resultatmallar, matchschema och speakerlista
Planera bemanning i sekretariatet

Under cupen:
Registrera resultat, hålla tider
Ge information till speaker
Speaker ansvarar för information och stämning under matcherna
Hjälpa domare vid behov

Efter cupen:
Lämna in resultat och rapporter


Sjukvårdsgruppen
Ansvar: Trygghet och vård vid skador och olyckor.
Inför cupen:
Se till att sjukvårdstält eller skyddad plats finns tillgänglig
Samla ihop första hjälpen-material
Göra schema så någon alltid finns på plats
Under cupen:
Vara tillgänglig för snabba insatser
Hantera enklare skador (plåster, stukningar, skrubbsår)
Vid behov kontakta ambulans eller sjukvård

Sponsringsgruppen
Ansvar: Få in sponsorer, pengar och priser till cupen.
Inför cupen:
Ta fram sponsringslistan från föregående år (LSC)
Kontakta företag via alla föräldrar (ringlista)
Försöka skaffa huvudsponsor
Erbjuda sponsorpaket (vid behov uppdatera dessa, se Google Drive-mall)
Skapa sponsringsavtal där båda parter skriver under

Under cupen:
Säkerställa att sponsorer syns (banderoller, loggor, tack på speaker)
Dela ut eventuella reklamprodukter eller priser från sponsorer

Efter cupen:
Skicka tackbrev och bilder till sponsorer

Gemensamma uppgifter för alla grupper
Deltagande i planeringsmöten / arbetsmöten (frekvens enligt respektive grupps planering)
Sammankallande i respektive grupp rapporterar status till cupledningen löpande
Fredag innan cupen: Hjälpa till att ställa i ordning allt
Under cupen: Delta enligt schema (t.ex. 1–2 pass/dag)
Efter cupen: Hjälpa till att städa och packa ihop

Övriga uppgifter - cupledningen
Att skapa arbetsschemat (bemanning under dagarna)
Samordna möten med gruppansvariga (ca varannan vecka)
Planera fredagens uppställning och förberedelser, samt städning efter cupen


Mvh,
Lilla Sundis Cup 2026 ledning
Panos Koutsouris
Johan Rudström
Erik Jalar
David Högnelid

Panos Koutsouris Lagledare