Sammandrag Svedjeholmens IF

-Boka istid hos istidsssättare så fort datum är bestämt. Boka ca kl. 8-17, korrigera när antal lag är klart och schema finns.
-Lägg in sammandraget i laget appen så att alla föräldrar ser det.
-Anmäl till Region Norr nils.averfeldt@hockeykontornorr.se) att det ska genomföras sammandrag. Ta hjälp av sport@svedjeholmen.se vid funderingar. Gäller U9-18. Vid U8 sammandrag behöver detta inte göras.
-Rådfråga lag som tidigare anordnat sammandrag!
-Vid behov, skapa schema/lista på de fördelade arbetsuppgifter utifrån de roller man har samt vem hjälper vart vid behov.


ARBETSFÖRDELNING
Cafeteriaansvarig/lagledare/kassör
Ansvarig: 2–3 personer.
Arbetsuppgifter: Ansvarar för att allt fungerar och fördelar arbetsuppgifterna. Kan vara matchvärdar under dagen, bära till exempel "vuxna"matchtröjor för att synas, finns i U9 förråd.


Ca en månad innan sammandrag:
Skicka ut inbjudan till lagen som ska delta, fråga efter antal lag, mat, allergier.
Bestäm vilken mat som ni vill erbjuda spelarna (beställning görs efter anmälningsdatum)
Meddela cafeterianasvariga för föreningen om planerade sammandraget/matchen. Och att inköp kommer behövas, ex hamburgare osv. (eller annan lösning på mat)
Planera för ledarfika & domarfika, kaffe/te/dryck + tilltugg: delegera till förälder att baka
Planera för fikaförsljningen i cafeterian, delegera till föräldrar att baka. (Övrig försäljning som godis, dricka m.m ordnar cafeteria ansvariga)
Ekonomi: Vad ska maten kosta/spelare, Svedjeholmen har en prislista gällande hamburgare etc.
Boka domare, se nedan
Planera om det ska anordnas lotterier, puckkastning, laget själv skaffar priser. (Gäller inte julbasaren då lotteri anordnas av alla lag. Puckkastning kan anordnas vid julbasar)


Ca två veckor innan:
Se till att fått in alla anmälningar (antal spelare+ledare, lag)
Beställ mat utifrån antalet anmälda spelare, meddela cafeteriaansvariga för föreningen hur många hamburgare som skall köpas in om detta ska erbjudas. Ska egen mat lagas själv, se info nedan under kök.
Planera för hamburgeförsäljning till besökarna gäller samma som ovan
Skapa spelschema på: sammandrag.se
U8-U9 1x minst 15 min (18-20min), 3st matcher och 60-90sek pipbyten
U10-U11 1x minst 15 min (18-20min), 4st matcher och 1 minuters pipbyten (senare på säsongen, byt gärna till flygande byten efter ök med gästande lag.
Skicka spelschema till gästande lag
Skicka spelschema till domaransvarig
Vid behov, skapa ett matschema för lagen. Alla mat ska ätas i cafeterian eller i gymmet (tänk på att ta med extra bord, extra stolar finns i hallen)
Skicka matschema till gästande lag och med info om vart de betalar, ex resp lagledare swishar i cafeterian.
Meddela anlaggning@svedjeholmen.se om hur många lag + antalet spelare/lag som kommer till Orinken och hur många omklädningsrum som behövs. Dessa ska då städas ut inför sammandraget av respektive lag.
Skapa ett arbetsschema till föräldrar, se mall längst ned i detta dokument, tyddliggör arbetsuppgifter..


Dagen/kvällen innan sammandrag (eller tidigt på morgonen):
ta fram hamburgerbröd från frysen
skriv ut och klistra upp:
nummer på spelplaner
spelscheman
matschema med tider
matschema med antal/lag som ges till Cafeterian
swish -koder
lagnamn + logga till omklädningsrum
Ta in ”balkar (sarg)” i klubbstugan så att den tinar och går att sätta ihop som sarg.
Ta fram ev. godishjul, puckar till puckkastning. och fixa sätta upp allt som skrivits ut. Finns i “skrubben”
Kontakta anläggningsansvarig för att säkerställa att omklädningsrum är städade och tömda innan sammandrag.


SEKRETARIAT
Ansvarig: 1 huvudansvarig + 2 till
Arbetsuppgifter: Speaker, tidtagning, samt musik till samtliga matcher,
hjälper ismaskinsföraren med målen vid spolning (ev några föräldrar extra).
Läser upp i ishallens högtalare om t ex. försäljning, tider att komma ihåg.
På hemsidan finns all information gällande sekretariatet (under dokument)
Servern får inte stängas av
Vid behov be om genomgång av någon från äldre lagen


DOMARTILLSÄTTNING
Ansvarig: 1 person ( Förslagsvis lagledare/isledare)
Ta kontakt med domaransvarig: Fredrik Gustafsson.
Arbetsuppgifter: Ser till så domare blir tillsatta till samtliga matcher.
Ser till att domare får ekonomisk ersättning- Cleverservice.
Stäm av med Fredrik Gustavsson (om han är på plats) vem som gör vad,(se till at domarna får mat, fixa osv)
Agera Domarvärd: Hälsa välkommen.
Visa omklädningsrum.
Visa ishallen om personen/erna inte varit här tidigare.
Se till att de får låna den utrustning som finns.
Bjud på fika och ev lunch.
Ta eventuella personuppgifter för Cleverservice.
Vara ett stöd och vara behjälplig under matchen vid diskussioner om domslut, diskussioner med tränare och kommentarer från läktare.
Uppföljning/Summering/Utvärdering efter matchens slut.


ISMASKIN
Ansvarig: 1 person + 1 person som reserv.
Arbetsuppgifter: Spolning av is enligt schema.


SJUKVÅRD
Ansvarig: 1 person.
Arbetsuppgifter: Se över sjukvårdsmaterial inför cup. Ta hand om ev. skador. Ha mobiltelefon tillgänglig vid ev. behov av ambulans.
Vara tillgänglig på området.
(Ev. bära gul sjukvårdsväst)


MATERIAL / SLIPNING
Ansvarig: Arrangörslagets materialförvaltare.
Arbetsuppgifter: Hjälpa lagen med materialproblem och slipning av skridskor mm.
Se till att rätt antal av målburar finns på plats
Sammankalla 3 föräldrar som hjälper till att bygga sargen, ta fram bänkar för spelarna (ta träbänkar som står vid sidan av isen, bortanför spelarbåset, ev från utvisningsbåset)


KÖK (Vid julbasar rekommenderas hamburgare då cafeterian ej kan nyttjas)
Ansvarig: 1 huvudansvarig + 3 personer.
Arbetsuppgifter: Ansvara för servering och tillagning av lunch (om detta planeras). Tänk på allergier.
¤ Köpa in råvaror och tillaga själv. Om man väljer det kan det vara bra att ha tillgång till köket dagen innan sammandrager så man kan förbereda. Försöka få råvaror sponsrade. Alternativ beställ catering.


CAFETERIA (gäller ej för U8 vid julbasaren)
Ansvarig: cafeteriaansvarig + 5 personer.
Arbetsuppgifter: Sköta Cafeteria, fördela bakning (förslagsvis 2-3 st långpannekakor etc), samordna inköp med föreningens cafeteria ansvariga, fika till domare och ledare i ledarrummet (förslagsvis bakning), se över toaletterna under dagen, serva sekretariatet med kaffe.
Arbetsbeskrivning för cafeterian finns i en pärm, på bänken i cafeterian


HAMBURGERI
Ansvarig: 1 huvudansvarig + 4 personer.
Arbetsuppgifter: Arbetsschema, kolla dricka, kol/gas, hamburgare, pålägg
mm med kansli.
Använd swishlappar som finns i cafeterian. Nyckel finns i cafeterian. Mer information finns på hemsidan, under hamburgeriet


STÄDNING (kom överens i laget, detta är förslag)
Ansvarig: SAMTLIGA
Arbetsuppgifter: Städa och göra rent överallt efter sammandrag, städmaterial finns i städvagnen utanför kansli och det svarta skåpet innan ledarrummet på övreplan.
Hamburgeri grupp: Utvändigt
Cafeteriagrupp: Cafeteria
Lotterigrupp: Hall + allm ytor
Sekretariatsgrupp: Hall + allm ytor
Lagvärdar: Omklädningsrum
När man är klar med sin del hjälps vi alla åt med det som kvarstår!
Sopor kastas i container utanför. Pant lämnas utanför cafeterian.


TIPS:
- Träffas gärna vid fysiska möten för planering, registrera dessa på laget.se
- Fördela ut ansvar till alla föräldrar, små som stora saker.

Förslag på schema och upplägg in under dokument- mallar