Instruktion för Sekretariatet Svedjeholmens IF
Bemanning: Minst 4 st personer, bra om man är 5 st
För U8-U11 räcker det med 2-3 personer då inget matchprotkoll, utvisningar, eller OVR används. Då är det endast klockan, musik, prat i mikrofon som ska skötas.

Instruktion för sekretariat:

• Nyckel till sekretariatet finns i nyckelskåpet utanför sekretariatet. Kod ska ges ut till sekretariatsansvariga i respektive lag. Manöverpanel till klocka och PC till OVR finns antingen i sekretariatet eller i ledarrummet på övervåningen av kansliet . Det rummet hittar du till höger om ingången från stora trappan i huvudbyggnaden. Kod till nyckelskåpet till det rummet ges ut till sekretaritatsansvariga.
• I sekretariatet slår du på 4st strömbrytare.
- Brytaren till lyset.
- Brytaren på kopplingsdosan på bordet för att starta värmaren, om den inte redan är på. Vid extrem kyla bör elementet gå på åtminstone halvfart hela tiden.
- De två brytarna på den bortre kortväggen för klocka och ljudanläggning.
• Slå på den nedre förstärkaren för ljudanläggningen.
• Koppla in manöverpanelen till klockan i uttaget framför skrivbordet.
- Följ instruktionen för att starta klockan. Finns i sekretariatet.
• Kontrollera att mikrofonen fungerar (ibland kan det vara glapp i kontakterna till ljudanläggningen).
• Det finns även möjlighet att koppla in en smartphone för att spela musik i ljudanläggningen.
• OBS! Kör bara en värmare i sekretariatet annars finns det risk att vippsäkringen i säkringsdosan går.


Uppgifter innan match:
Starta igång ljudanläggning, klockan och värmen enligt ovanstående instruktion.
Se till att servern (under bänken) är påslagen. Ska lysa blått. Den ska ALDRIG stängas av. Om den är avstängd (misstag eller strömavbrott) finns en lapp klistrad på plexit i sekretariatet med ett journummer man ringer för att de ska slå igång matchen på Svenskhockey TV. Detta måste alltid göras om servern varit avstängd.
Den som kör OVR ansvarar för att båda lagledarna ska fylla i laguppställningen (helst digitalt om möjligt). Ta hjälp av hammalagets lagledare om det behövs. Skriv sedan ut laguppställning till speaker
Speakern hälsar välkommen.
Speakern läser upp laguppställningen för båda lagen.
Speakern läser upp övrig information (t ex. ev. lotteridragningar, sponsorer, mm).
Kolla att det finns pennor i sekretariatet.

Uppgifter under match:
Speakern pratar och sköter musik.
Klockskötaren sköter klockan.
OVR: En person.
Utvisningsbås och skott-räkning: Helst 2 personer, en som sköter vardera.

I paus (spolning):
Ansvarig(a) för utvisningsbåsen hjälper till att flytta på målen vid spolning.
Speaker marknadsför t ex. cafeterian, lotterier, mm.

Efterarbete:
Slå av alla strömbrytare ni slog på.
Koppla ur manöverpanelen till klockan och ta med den till ledarrrummet om inte det kan bestämmas att den ska vara kvar i sekretariatet. Vid extrem kyla, ta alltid in klocka och PC till ledarrummet.
Se till att ni lämnar sekretariatet som ni vill finna det.
Lås dörren, och lämna nyckeln i nyckelskåpet

Behöver ni utförligare instruktioner/inskolning kolla med någon förälder i något äldre lag med erfarenhet av sekretariatet.