Styrelsens redogörelse av uteblivna bidrag

Styrelsen för Ekjö bollklubb blev genom tidningsuppgifter under våren uppmärksammade på att bidrag uteblivit från kommunen under vissa perioder sista åren. Vid den efterföljande dialogen med kommunen har följande framkommit:

Kommunen har gett en bakgrund till vad som krävs för att få del av kommunens bidragssystem:
”för att få bidragsregler är inskickade dokument såsom revisionsberättelse, verksamhetsberättelse samt ekonomisk rapport en förutsättning för att få bidragsutbetalning. Oavsett om det gäller stödbidrag, lokalbidrag, investeringsbidrag eller aktivitetsbidrag. Dessa laddas upp via särskilt IT-system via kommunens hemsida.”

Kommunen uppger att nödvändiga underlag ej inkommit för våren 2022, trots påminnelser. Efter inlämnande av dokument från årsmötet 2022 under hösten fick föreningen aktivitetsbidrag på ca 81 000:- för höstens aktiviteter. Dock uteblev således bidraget för vårens aktiviteter 2022, uppskattningsvis mellan 50-70000:-.

Under senvåren 2023 fick styrelsen meddelande från Riksidrottsförbundet, RF att vi skulle granskas, vilket tillhör rutinerna i bidragssystemet. Kanske var en orsak att föreningen haft en god medlemsmässig tillväxt och hög aktivitet trots pandemin. För att få aktivitetsbidrag från kommunen behöver uppgifter från RF SISU inkomma som verifierar inrapporterade aktiviteter från lokalföreningen. Under våren och sommaren 2023 fick kommunen av ovan redogjorda skäl inte in dessa uppgifter. EBK godkändes från RF sida först i december 2023, vilket meddelades kommunen via mejl från RF 8/12. Kommunens möjligheter till utbetalning av bidrag för den aktuella perioden hade då redan stängts, varför föreningen inte fick något aktivitetsbidrag från kommunen utbetalt för vårens aktiviteter. Således uteblev bidrag för vårens aktiviteter 2023, uppskattningsvis mellan 50-70000:-.

Styrelsen uppfattar att vi levt i god tro att föreningen fullgjort sina uppgifter under 2022 eftersom bidragssumman, som utbetalades för 2022, var i nivå med tidigare utbetalningar före och under pandemin. Den felaktiga summan för 2022 gjorde också att 2023 i jämförelse med året innan, 2022, uppfattades som rimligt avseende utbetalda bidrag. Kommunen uppmärksammade inte föreningen på att RF:s klartecken saknades innan man stängde sin utbetalningsperiod.

Vi beklagar vår ouppmärksamhet som har fått konsekvenser ekonomiskt. Styrelsen kommer vidta åtgärder så att nödvändiga uppgifter till kommen skall komma in i tid framöver utan att påminnelser skall behövas. Dessa kommer att redovisas vid höstens ledar- och eller föreningsmöten.

För styrelsen: Martin Rejler ordförande
Eksjö 250526

Åsa Gustavsson Vice ordförande