Administration via laget.se

Gymnastiksektionen administrerar och fakturerar alla gymnastikgrupper via laget.se. . Laget.se är rollstyrt och du får behörigheter efter den roll du får tilldelad. Varje grupp behöver minst en person som har dessa roller (samma eller olika)
Ledare
Ledare (assisterande)
Administratör - Kan föra närvaro
Kontaktperson - Står som kontaktperson för gruppen på gruppens sida

För dessa tre roller ska vi ta upp några användningar av laget.se Klicka på respektive länk för att komma direkt till det kapitel som gäller för din roll. Det finns även bildexempel efter kapitel 3 (Appendix) som visar exakt hur de olika sidorna ska fyllas i.
* Skapa en återanmälan höst/vår

Dessutom finns ett antal roller someller uppgifter som generellt innehas av gymnastikstyrelsen. Om ni behöver få något av detta gjort, kontaktar ni info@lskgymnastik.se

A. Skapa en ny grupper i laget.se
B. Byta namn på en grupp
C. Lägga in nya deltagagare
D Ta bort deltagare eller byta grupp



2. Ledare/Gruppadmin
Vid terminsstarten
(i bilagan (appendix) finns detaljerade beskrivningar för vissa moment).

Obs! Många saker kan man göra i appen, men vissa saker kan endast göras på en dator eller i mobil genom att välja webbversionen längst ner på många sidor


* Logga in enligt den information som du får från laget.se
Hitta ditt lag ( tex truppen)
Tryck på Admin
* Kontrollera att listan med barn verkar stämma och att relationer till föräldrar (en eller två) verkar rätt. Hör av er om det är något konstigt som ni inte kan rätta till.
* Skapa aktiviteter.
* Välj att skapa en aktivitet som upprepas varje vecka. Kom ihåg att ange rätt lokal.
* Informera om ledare, avgifter mm. Detta kan göras antingen som en nyhet eller som ett utskick. Presentation av ledare och aktivitet etc enligt mall som finns i den uppdaterade ledarmanualen. Kom ihåg att föra in information om betalning (terminsavgift och medlemsavgift) också enligt nya mallen.
Gör detta helst minst 1 vecka före terminsstart.

- En nyhet kan läsas av alla (inte bara i det aktuella laget. Alla kan också läsa kommentarer, men bara lagets medlemmar kan skriva kommentarer). Det är praktiskt att alla (ledare/hjälpledare/administratörer) kan läsa vad som kommunicerats till deltagarna och att alla kan läsa svar,men om man skriver “känslig” information, bör man istället göra ett utskick.
- Ett utskick kan göras till alla medlemmar i gruppen (“spelare”, “föräldrar” “ledare”), specifika medlemsgrupper eller enskilda mottagare.
* Om det dyker upp sena deltagare gör ni samma utskick separat till dem då ni får veta att ni får nya deltagare. Om ni istället har lagt ut välkomstinfo som en nyhet räcker det med att ni uppmanar den nya deltagaren att titta på nyheten för att få info.
Under terminen
* För närvaro via appen laget.se
Den är ganska självförklarande. I vänstermenyn går ni in under aktiviteter och hittar aktuella aktiviteter och bockar där av om deltagarna och ledarna är där eller ej.
* Om någon slutar i gruppen meddelar du “anmälningsadmin” för den gruppen att det slutat en deltagare. Plocka INTE bort deltagaren själv eftersom de ev måste vara kvar tills de har betalat avgift om de gått många gånger innan de slutat. Anmälningsadmin(ar) finns med i resp grupp och har rollen “Övrigt”
*Kommunicera med deltagarna i första hand via nyheter och i andra hand via utskick. Ta alltid med även “övriga” så att vi i styrelsen har lite koll på vad som händer i grupperna.
Undvik att göra egna utskick via egna e-postadresser eftersom ni då lätt missar någon mottagare.
Efter sista tillfället
Sammanställ ledarnärvaron under terminen som gått för de ledare som ej har barn i gruppen. Se appendix för beskrivning av hur du snabbt och enkelt gör detta (via datorn).
3. Vuxenledare
Anmälning av deltagare
* Alla deltagare på gymmixpass måste anmäla sig via en länk.
https://www.laget.se/LINGHEMSSK/Member
Då får vi deras epostadress och personnummer.
Det finns en utförlig instruktion om anmälan på
https://www.laget.se/lskgymnastik_gymmix/Page/395447

Kvittohantering
Vid terminsstarten (eller löpande om de startar senare) kommer vi att skicka ut en faktura till deras epostadress.
* Fakturan innehåller all information som arbetsgivare behöver ha för att de ska kunna få friskvårdsbidrag
* Deltagarna betalar via internetbank
* Internetbanken-kvitto plus faktura använder de för att få ersättning av arbetsgivare. Vi skriver inte ut några speciella kvitton längre
Även detta beskrivs på
https://www.laget.se/lskgymnastik_gymmix/Page/395447

Närvarolistor
Vi har provat att skrota närvarolistorna. Vi hoppas att betalningsmoralen är hög ändå och att alla deltagare registrerar sig. Påminn ofta om att de ska gå in och registrera sig. Info om hur man gör finns på hemsidan under gymmix.
Alla gymmix-ledare är administratörer för Gymmix. Därmed kan du i appen lätt se vilka som är medlemmar i gruppen. Det är bra om du då och då gör en koll av alla som kommer så att de finns registrerade. Ta gärna hjälp av en annan Gymmix-ledare som kommit för att träna på ditt pass. Han/hon kan gå runt och kolla deltagarna när du fixar med musik och redskap etc.















Appendix - Detaljerade beskrivningar av vissa moment
Att hantera gruppen/laget via dator
Allmän info
Lag som du finns med i syns om du klickar på ikonen bredvid ditt namn, uppe i högra hörnet


Genom att klicka på gruppnamnet kommer du till medlemsvyn för gruppen/laget, klickar du på ordet “Admin” till höger, kommer du istället till administratörssidan för gruppen. Det är på Adminsidan du kan göra utskick, skriva nyheter etc.
Startsidan ser ut som nedan

Växla mellan medlemsvyn och adminvyn genom att klicka på skölden och “Medlemsvy”
I listan på vänstersidan finns alla administratoraktiviteter listade
För att göra ett utskick t ex, väljs “utskick” i listan
Medlemsvyn:








Skapa aktivitet/träning
Innan varje termin är det bra att planera in alla tänkta tillfällen för gruppen/laget. Detta görs genom att skapa en aktivitet som sedan upprepas veckovis, ifall gruppen har flera träningar per vecka skapas en serie träningar per dag och tid.
Gör såhär:
Se till att du befinner dig i “adminvyn” (syns genom att det står “Medlemsvy” överst på sidan. Detta för att du byter till medlemsvyn genom att klicka där)
Välj “Aktiviteter” i vänstermenyn

Klicka på “+ Ny aktivitet”

Skriv in det som gäller för din grupp. Exemplet nedan visar hur en återkommande träning varje tisdag kl 18 kan se ut.



Tänk på att kryssa i aktiviteten som LOK
Aktiviteten ska vara anmälningsbar. Då behöver även sista tid för anmälan fyllas i, förslagsvis några minuter innan passets starttid.
Kryssa i “egen fråga” så kan de som kallas skriva eventuella kommentarer (varför de ej kan komma, om de kommer komma sent eller annat)
Spara om du inte direkt vill kalla medlemmar till träning

Kalla till träning
När aktiviteterna skapats i gruppen, ser sidan för Aktiviteter istället ut så här:

Här går det sedan att kalla till varje tillfälle genom att klicka på raden och välja “Redigera”.


“Redigera återkommande aktivitet” gör så att t ex lokal eller tid kan ändras för samtliga planerade aktiviteter.
Sidan som dyker upp vid “Redigera” ser ut såhär:

I normalfallet ligger nu hela laget/gruppen under kategorin “Spelare”. För att kalla alla medlemmar i en viss grupp, klicka i översta boxen ”Välj alla” och klicka sedan på den svarta “Kalla x personer”. En bock framför namnet visar att kallelse gått iväg. För att påminna de som ej svarat innan passet, kan valet “påminnelse till ej svarat” göras.

Lägga till medlem i laget/gruppen
Välj “Medlemmar” i vänstermenyn


Skriv in namn eller personnummer i rutan
Klicka på “Sök/skapa ny” för att kontrollera om personen redan finns med i laget.se
En resultatlista dyker upp, välj individen om den existerar


Om individen inte finns i listan som kommit fram, välj
“Ingen person är korrekt, skapa ny”
Fyll i information om personen. Var noga med att följa instruktionerna om telefonnummer, epostadress och koppling till föräldrar


Efter avslutad termin
Direkt när sista passet varit, behöver ledarnärvaro under terminen meddelas styrelsens kassör. Detta görs enklast genom att öppna laget.se i datorn, och välja “AKtiviteter” via adminvyn och sedan klicka på “Närvarostatistik” i övre menyn, se bild nedan.


Att hantera gruppen/laget via app
Allmän info
Startsidan i appen är “Mitt flöde”. Här syns alla nyheter eller kommentarer för nyheter etc.
“+” uppe i högra hörnet kan användas till att snabbt skapa en nyhet. Var noga med att välja rätt lag/grupp, eftersom appen i detta läge inte vet vilket lag du menar.

På högra sidan finns menyn, klicka på ränderna.
Under aktiviteter finns kallelser
Längst ner hittar du “mina klubbar/lag”, välj rätt lag

Adminsidan nås snabbt via Adminsymbolen högst upp. Här kan du skapa nyheter, göra utskick eller hantera aktiviteter och logga närvaro på passen. En meny för att hantera medlemmar finns också.
“+” uppe till vänster på medlemssidan skapar en nyhet.

När man har skapat aktiviteter är det enkelt att göra närvaro direkt i appen. Bäst är att göra det direkt vid tillfället. Gå in i sidomenyn och välj “aktiviteter”.



När du öppnar appen enligt bilden vid ett träningstillfälle kommer du att se din aktivitet överst under kommande och du trycker på träningstillfället för att få upp “Aktivitetssidan”.





Om du av någon anledning tar närvaro på papper och vill fylla i när du kommer hem måste du trycka på ”närvaro” och ser då din aktivitet

1. Återanmälan Höst och vår
(detta kan ev göras av resp ledare. Bestäm tillsammans vem som gör det)
Skapa en aktivitiet av typen Övrigt - kallad Återanmälan
Gör den återanmälningsbar
Lägg in en “egen fråga” olika för olika grupper. Om ingen specifik fråga finns - kalla frågan kommentar för att ge föräldern chans till en egen kommentar om tveksamhet etc
Sätt sista anmälningsdatum 1 maj 24.00 resp 6 december 24.00