Version 1.1 fastställd på styrelsemöte 2011-09-26

Denna sammanställning har till syfte att övergripande beskriva hur aktiviteter och ansvar fördelas mellan och hanteras inom olika funktioner i SDFF.

Utifrån vilka årsmötesvalda funktionärer som sedan bemannar organisationen samt organisationens utseende får erforderliga justeringar göras i den här fördelningen.

För varje funktion/kommitté nedan ska en arbetsordning finnas, där den här beskrivningen fördjupas och det klargörs vilka aktiviteter som ska genomföras, när de ska ske och vem som ansvarar för att det blir gjort.

Arbetsordningen uppdateras inför varje säsong av respektive funktion/kommitté.

Följande funktioner/kommittéer är beskrivna nedan:

Styrelsen
Ordförande
Kansli/Administration/ Ekonomikommittén
Arenakommittén
Marknadskommittén
Sportkommittén
Ungdomskommittén
Valberedning
Revisorer
Tränare
Lagledare

Styrelsen
Styrelsen ska inom ramen för RF:s vederbörande SF:s och dessa stadgar svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen.

Det åligger Styrelsen att
* tillse att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas,
* verkställa av årsmötet fattade beslut,
* planera, leda och fördela arbetet inom föreningen,
* ansvara för och förvalta föreningens medel,
* tillställa revisorerna räkenskaper m.m enligt § 24, och förbereda årsmöte
* ansvara för klubbens hemsida
* årligen upprätta förslag till verksamhetsberättelse för föreningen och ge förslag till budget och arbetsordning
* årligen planera för och kalla till Årsmötet
*övergripande ansvara för Kansli/Administration/Ekonomi
* initiera och driva särskilda projekt fristående från kommittéernas löpande arbete

Kommittéerna upprättar förslag till budget och verksamhetsplan för den egna kommittén att gälla under nästföljande verksamhetsår. Budget och planen inges till Styrelsen för godkännande på tid som denna bestämmer.

Styrelsen gör de ändringar i budgeten och planen som bedöms vara nödvändiga med hänsyn till föreningens skyldigheter i olika hänseenden, föreningens ekonomiska ställning eller den väntade utvecklingen av den idrottsliga verksamheten.

Ordförande
Ordföranden är föreningens officielle representant.

Ordföranden leder Styrelsens förhandlingar och arbete samt övervakar att såväl föreningens stadgar som övriga för föreningen bindande regler och beslut efterlevs.

Har ordföranden förhinder träder vice ordföranden in i ordförandens ställe. Styrelse skall besluta om fördelning av arbetsuppgifter i övrigt.

Kansli/Administration/Ekonomi
Övergripande ansvarig för kansliet är styrelsen.

Ansvarsområdet för kansliet innefattar att

* tillhandahålla önskat underlag och material till styrelsens sammanträden och föreningens möten
* föra protokoll över styrelsens sammanträden,
* se till att föreningens handlingar hålls ordnade och förvaras på ett betryggande sätt samt ansvara för att föreningens historia dokumenteras,
* se till att fattade beslut verkställs,
* om ordföranden inte bestämmer annat, underteckna utgående handlingar
* organisera kansliet
* sammanställa och uppdatera förteckningar såsom t ex
* funktionärslista
* e-postlista
*ansvara för funktionalitet för telefon, fax, kopiering och övrig medlemsinformation
* bevaka och rapportera bidragsgrundande aktiviteter

Ekonomi
Arbetsuppgifter och ansvar är att:

* föra medlemsförteckning och se till att medlemmarna betalar beslutade avgifter till föreningen,
* se till att föreningen söker bidrag från bl a stat, kommun och idrottsorganisationer,
* svara för föreningens bokföring vilket innebär skyldighet att föra bok över föreningens räkenskaper,
* årligen upprätta balans- och resultaträkning,
* utarbeta underlag för budget och budgetuppföljning,
* se till att föreningens skatter, avgifter och skulder betalas i tid,
* i förekommande fall upprätta och avge allmän självdeklaration, särskild uppgift, kontrolluppgifter, uppbördsdeklarationer och övriga föreskrivna uppgifter inom skatte- och avgiftsområdet,
* föra inventarieförteckning, i vilken också av föreningen förvärvade priser införs,
* se till att såväl föreningens medlemmar i föreningens verksamhet som i föreningens byggnader, idrottsmaterial, priser och övriga tillhörigheter är försäkrade på ett betryggande sätt.
* hantera licenser
* övergripande handha administration, sammanställning och redovisning av lotterier
*ha löpande kontakt med revisorer.

Arenakommittén
Styrelseledamot är sammankallande i Arenakommittén.

Kommitténs arbetsuppgifter och ansvar är att:

*ge förslag till budget och arbetsordning för den egna kommittén
* planera och genomföra matcharrangemang innefattande;
* bemanna med funktionärer (särskild bevakning av nyckelroller inför varje match)
* anskaffa priser typ pokaler/plaketter
* resultatinformera till press och hemsida
*hålla särskild pressinfo inför större evenemang
*ge stöd till den aktuell matchorganisationen vid specifik tävling
* arkivera erforderlig matchdokumentation
* rekrytera och utbilda funktionärer för matchorganisation
* skapa och underhålla rutiner och rollbeskrivningar för egna matcher

Marknadskommittén
Styrelseledamot är sammankallande i Marknadskommittén

Kommitténs arbetsuppgifter och ansvar är att :

* ge förslag till budget och arbetsordning för kommittén,
* anskaffa sponsorer för verksamheten inkluderande bl. a
sponsoravtal med tillhörande administration
* skylta vår idrottsplats / tävlingsarena permanent
* hantera banderoller/flaggor i samband med matcher
*anordna företagsarrangemang
* marknadsföra föreningen
* anskaffa utlottningspriser till matcher
* anskaffa, försälja och administrera klubbkläder och eventuella profilprodukter
* ansvara för sponsordelen på hemsidan
* upprätta annonser och annonsera i lokala tidningar.

Sportkommittén
Styrelseledamot i SDFF är sammankallande i Sportkommittén

Kommitténs uppgifter och ansvar är att:

* upprätta budget för kommitténs verksamhet
* rekrytera tränare till A-lag och utvecklingslag
* rekrytera spelare samt funktionärer till A-lag och utvecklingslag
* samordna spelarresurser inom utvecklingslag och A-lag
* i samråd med huvudtränare föra utvecklingssamtal med A-laget
* planera träningsläger för A-lag och utvecklingslag
* samordna tränarutbildningen för hela klubben
* utforma policy för elit och breddsatsningen i föreningen
* samverka med fotbollsgymnasiet och förenings- och distriktstränare

Ungdomskommittén
Styrelseledamot är sammankallande i Ungdomskommittén
Kommitténs uppgifter och ansvar är att:

* upprätta förslag till budget och arbetsordning för Ungdomskommittén
* organisera, genomföra och följa upp träningsverksamheten innefattande
bl a:

spelarrekrytering
tränar- och lagledarrekrytering
gruppindelningar
inomhusträning och utomhusträning
planera och genomföra upptaktsträff tränarmöten och säsongsavslutning
samverka med förenings- och distriktstränare
inventering tränarnas utbildning
informera alla som berörs av träningsverksamheten
lämna förslag till regelverk för ersättningar till tränare/ledare
rapportera bidragsgrundande aktiviteter (lokalt aktivitetsstöd) till Administrativa kommittén
se över och framställa behov av träningsmaterial
ge förslag till stipendiater m.m.

Valberedning
Årsmötet utser valberedning.
Valberedningen utser bland sina ledamöter en vice ordförande. Valberedningen sammanträder när ordförande eller minst halva antalet ledamöter så bestämmer.

Valberedningen ska senast fem veckor före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid mötets slut, om de vill kandidera för nästa mandattid.

Senast två veckor före årsmötet ska valberedningen meddela röstberättigade medlemmar sitt förslag.

Revisorer
Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelsemötesprotokoll och övriga handlingar.

Föreningens räkenskaper ska vara revisorerna tillhanda senast en månad före årsmötet.

Revisorerna ska granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 14 dagar före årsmötet.

Tränare
Ansvarar för att:

* lagets träningsverksamhet sköts enligt klubbens mål,
* enligt överenskommelse med klubbens Sportkommitté medverka vid klubbens internutbildning av tränare

Lagledare
Lagledaren samordnar för att säkerställa en riktigt bra verksamhet i respektive ungdomslag.

En mängd aktiviteter runt planering, information, kommunikation och administration behöver genomföras, många löpande under säsongen. Det här gäller framförallt inom laget men även gentemot föreningen.

Lagledaren har huvudansvaret för att uppgifterna planering, information och kommunikation genomförs under säsongen. Detta både inom laget men även gentemot föreningen. Uppgifterna görs med fördel med föräldragruppen och laget. Avsikten är att tränarna ska kunna lägga all sin energi på tränings- och
matchaktiviteterna med barnen/ungdomarna.

Lagledarens huvudkontaktperson utanför träningsgruppen är styrelsens representant i Ungdomskommittén.

Aktiviteter som bl a skall skötas är att:

* vara lagets administrativa kontaktperson mot föräldragruppen (skicka brev, mejla eller ringa då information ska ut från gruppen eller föreningen)
* informera blivande/nya spelare och föräldrar om hur verksamheten i träningsgruppen och föreningen fungerar
* ordna föräldraträffar (tillsammans med tränarna)
* aktivera föräldragruppen - bra sammanhållning mellan föräldrarna ger bra sammanhållning i laget
* vara lagets kontaktperson mot de olika kommittéerna
* hålla grupplistor aktuella (viktigt med mobilnummer och mailadress)
* stämma av grupplistor med medlemsregistret genom kanslifunktionen
* föra närvarolistor på träningarna (tillsammans med tränarna)
* rapportera närvaro på särskilda närvarokort
* delta i lagets tränarmöten för att planera verksamheten (vinterträning utomhus/inomhusträning, träningsläger/-helger, matcher, utbildning etc )
* planera och organisera särskilda aktiviteter som läger, träffar etc
* samordna boende och resor till eventuella matcher, cuper och träningsläger (som ligger lite längre bort)
* organisera bemanningslistor och följa upp genomförandet för A-lagets hemmamatcher där laget har ansvar för servering och för att vara bollflickor. Avstämning ska göras gentemot Arenakommittén
* organisera försäljning och redovisning av bl a lotter.